擦亮双眼,避开OA选型中的这些“坑”

时间:2020-4-24 10:08:11

OA在中国的运用已经如此成熟而又如此浅显。说成熟,是因为已经有千千万万的组织用户接受OA系统并且已经在投入使用。说浅显,是因为有些用户在运用OA的过程中,使用的功能仅限于最简单的运用。

通常情况下。组织的OA选型人员基本都会根据需求或办公习惯来进行选择,很难站在长远使用的的角度考量OA产品,至于具体体验感的好坏,在工作中会遇到哪些问题,这些基本要在项目实施完毕的真正日常使用中才会感受得到,而这时,许多人都会得出同一个感慨,好像当初自己掉进坑里了。

这些坑有些是随着组织发展需要而凸显出来的,有些则是某些OA公司刻意隐藏的。那么OA从选型到使用,大家都可能会遇到哪些坑呢?小编今天就带大家来梳理一下。


01

功能全而不简


OA选型人员总会担心简单的功能不够负担如今的组织运用。而当用户把所有的功能都实施上之后,又会发现最常用的其实就是那几个功能而已。而此时人力物力已不可追。要知道OA的费用可是动辄几万,而像一些高端OA,费用可能多达几十万。

繁多的OA功能在许多组织的实际应用中其实是被闲置的,实质上是一种资源浪费。这类组织用户在选择OA时可以化繁为简,清晰目前的办公定位,管理上的功能需求,设定“功能+”框架,有需要再增加。


02

OA免费使用


许多组织存在内部管理需求,但是又苦于“囊中羞涩”。于是一些选型人员就容易被“免费”这俩字吸引。

  免费仍然是许多OA厂商吸引客户的方式。那么免费的真相又是什么样的呢?现在“免费”主要存在下列几方面问题:一是用户少的时候免费,用户多的时候费用大幅增加。二是简单的功能免费,如果你想深入使用,那就只能增加成本。三是如果在云端运用免费,极有可能直接被“大数据”了。四是如果用户选择的是下载的OA,没有技术支持,靠自己摸索应用,根本应用不起来。

  天下没有免费的午餐!当你以为自己捡着了免费的好处,其实只是踩着了“免费”的地雷。


03

对工作流的忽视


工作流贯穿OA系统的运用核心,许多组织用户在OA选型中却只注重外在的功能、费用和简单的体验感。对工作流忽视,甚至不了解。

工作流包括三个要素:人、事、法,也就是什么人、什么事、怎么做。这里面的“法”也就是做事的方法、流程和规则。工作流的精髓就是流程。优秀的OA系统的工作流管理已经远远超越了行政审批的范畴,开始进行业务流程的管理,比如公文管理、合同管理、采购管理、项目管理、费用管控等等,这既是工作流管理的进化,也是OA系统应用的进化。



小编有话说



OA系统选型是一个非常特定化的工作,受限于组织的职能、规模、协同程度等因素。当然,除此之外,OA选型人员还会在选型过程中遇到这样那样的“陷阱”,所以,在选择OA产品时,用户还是需要擦亮眼睛,深度试用,做出谨慎选择。

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